マイナンバーの確認にはいくつかの方法が定められていますが、基本的には「対面による方法」が一番確実かつ安全だと思います。マイナンバーの確認には番号確認と身元確認の2つのステップがあります。
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対面によりマイナンバーの提供を受ける場合
従業員の方から対面によりマイナンバーの提供を受ける場合は任意の書式の「マイナンバー届け」により届け出てもらうとともに、以下に掲げる確認書類の提示を受け、その書類に書かれたマイナンバーと実際に提出された届出書に記載されたマイナンバーをつき合わせて確認します。
番号確認書類
番号確認は原則として次のいずれかの提示を受ける必要があります。
- 個人番号カード
- 個人番号通知カード
- マイナンバーが記載された住民票の写しまたは住民票記載事項証明書
上記の提出が困難であると認められる場合には例外として、
- 過去に本人確認措置を講じた上で作成している特定個人情報ファイルに記載されているマイナンバーおよび個人識別事項を確認すること。
- 個人番号利用事務実施者が適当と認める書類(官公署および個人番号事務実施者から発行された書類その他これに準ずるもの）の提示を受けること。
身元確認
原則として次のいずれかの提示を受ける必要があります。但し、本人であることが明らかであると個人番号利用事務実施者が認める場合は本人確認は不要です。(雇用関係にある場合など)
- 個人番号カード
- 運転免許証
- 運転経歴証明書
- パスポート
- 障害者手帳
- 在留カード
- 特別永住者証明書
- 個人番号利用事務実施者が適当と認める書類(官公署から発行された書類などで個人識別番号が記載されているもの)
例外として、上記の書類の提示を受けることが困難な場合、次の書類のうち2以上の書類の提示を受ける必要があります。なぜならば、写真の表示がない場合なりすましの可能性があるためです。
- 公的医療保険の被保険者証
- 年金手帳
- 児童扶養手当証書
- 特別児童扶養手当証書
- 個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの
郵送により提供を受ける場合
基本的には対面の場合と同様ですが、確認書類の提出を受けること(写しでも良い)と、身元確認書類の提出を省略することはできない点が違います。
電子的方法により提供を受ける場合
電子的方法による番号確認として「個人番号カード」を確認するか「過去に本人確認措置を講じた上で作成している特定個人情報ファイルに記載されているマイナンバーおよび個人識別事項を確認する」または「個人番号利用事務実施者が適当と認める書類(官公署および個人番号事務実施者から発行された書類その他これに準ずるもの）の提出を受け、または電磁的記録の送信を受ける。」ことが認められていますが、ここは「個人番号カード」の確認一択でしょう。
それに付随する身元確認ですが、電子的方法による身元確認は「公的個人認証による電子署名の確認」と「個人番号利用事務実施者が適当と認めた方法」の2つが認められています。
電話による確認
電話による確認も定められていますが、基本的にやらない方がいいでしょう。
